Wanneer mag je een werknemer op staande voet ontslaan?
Ontslag op staande voet is in de arbeidsrechtelijke systematiek bewust als uiterste middel gepositioneerd. Juist omdat er geen preventieve toetsing plaatsvindt — geen UWV, geen rechter vooraf — stelt de wet strenge eisen. Die eisen zijn cumulatief: ontbreekt er één, dan is het ontslag ongeldig en kan de werknemer dat binnen twee maanden aanvechten bij de kantonrechter.
De kern staat in art. 7:677 lid 1 BW: er moet een dringende reden zijn, het ontslag moet onverwijld worden gegeven, en de reden moet tegelijkertijd worden meegedeeld. Aan alle drie moet zijn voldaan.
"Ieder der partijen is bevoegd de arbeidsovereenkomst onverwijld op te zeggen om een dringende reden, onder onverwijlde mededeling van die reden aan de wederpartij."
De drie vereisten nader bekeken
Elk van de drie vereisten heeft zijn eigen juridische lading. Ze worden hieronder één voor één behandeld. In de praktijk gaat het meest mis op het tweede vereiste: de onverwijldheid.
Er moet een dringende reden zijn
Art. 7:678 lid 1 BW definieert de dringende reden als: zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer die tot gevolg hebben dat van de werkgever redelijkerwijze niet kan worden gevergd de arbeidsovereenkomst te laten voortduren. De opsomming in lid 2 van datzelfde artikel — van diefstal tot hardnekkige weigering van opdrachten — is enuntiatief (niet limitatief). Ook gedragingen die daar niet letterlijk in genoemd staan, kunnen een dringende reden opleveren.
De beoordeling is altijd holistisch. De Hoge Raad heeft in vaste rechtspraak bepaald dat alle omstandigheden van het geval tegelijkertijd worden gewogen: de ernst van de gedraging, de duur van het dienstverband, de leeftijd van de werknemer, zijn staat van dienst, eerdere waarschuwingen en de gevolgen van het ontslag voor hem persoonlijk. Er is geen automatisme: dezelfde gedraging kan bij de ene werknemer een dringende reden opleveren en bij de andere niet.
Het ontslag moet onverwijld worden gegeven
Onverwijld betekent: vrijwel onmiddellijk nadat de tot ontslag bevoegde functionaris het vermoeden van een dringende reden heeft gekregen. Niet het moment waarop de feiten zich voordeden, en ook niet het moment waarop een lagere leidinggevende er kennis van nam — maar het moment van het vermoeden bij de persoon die bevoegd is tot ontslag.
Enige tijd voor zorgvuldig onderzoek of het horen van de werknemer is aanvaardbaar, maar die ruimte is beperkt.
De dringende reden moet gelijktijdig worden meegedeeld
De reden voor het ontslag moet tegelijk met de opzegging worden meegedeeld, en zo concreet en specifiek dat de werknemer onmiddellijk begrijpt waarom hij wordt ontslagen. De werknemer moet zich kunnen beraden of hij de opgegeven reden als juist erkent en als dringend aanvaardt.
U bent aan die mededeling gebonden. Redenen die u niet bij het ontslag heeft genoemd, mag u in een latere procedure in beginsel niet alsnog aanvoeren als grondslag voor het ontslag. Formuleer de ontslagbrief dus zorgvuldig en concreet. Verwijs niet alleen naar "ernstig wangedrag" of "vertrouwensbreuk", maar benoem de specifieke gedragingen.
De wettelijke voorbeelden van dringende redenen
Art. 7:678 lid 2 BW somt een reeks situaties op die als dringende reden kunnen gelden. De opsomming is niet limitatief en geeft geen automatisch recht op ontslag: de integrale weging van alle omstandigheden blijft in elk geval gelden.
Interne gedragsregels en de dringende reden
Duidelijk opgestelde en consequent toegepaste interne gedragsregels — in een personeelshandboek of cao — kunnen bijdragen aan het bestaan van een dringende reden. Als de regels met zoveel woorden vermelden dat een bepaald gedrag tot ontslag leidt, versterkt dat uw positie aanzienlijk.
Maar let op: de regels moeten ondubbelzinnig zijn. Hoven hebben ontslag op staande voet afgewezen omdat gedragsregels weliswaar een verbod bevatten, maar niet expliciet vermeldden dat overtreding kon leiden tot ontslag. Controleer uw reglementen dus kritisch.
Onverwijldheid: de klok tikt zodra het vermoeden bestaat
De onverwijldheidseis is in de praktijk het meest onderschatte risico. Bepalend is het moment waarop de tot ontslag bevoegde functionaris het vermoeden van een dringende reden krijgt. Dat is niet het moment waarop de feiten zich voordeden, en ook niet het moment waarop een teamleider of HR-medewerker er kennis van nam — tenzij die persoon bevoegd is tot ontslag.
Enige ruimte voor zorgvuldig onderzoek bestaat, maar die is smal. De rechter beoordeelt of het onderzoek met de nodige voortvarendheid is uitgevoerd. Talmen is gevaarlijk.
Wanneer staat onverwijldheid op het spel?
- Onderzoek dat maanden in beslag neemt terwijl de feiten al vaststaan
- Wachten tot de werknemer terugkeert van vakantie
- Wachten op een met verlof zijnde bestuurder
- Pas handelen nadat de werknemer terugkeerde van ziekteverlof
Wanneer is uitstel gerechtvaardigd?
- Korte, doelgerichte onderzoeksperiode bij een complex feitencomplex
- Horen van de werknemer — mits dat voortvarend gebeurt direct na het vermoeden
- Enkele dagen voor inwinnen van juridisch advies, mits het onderzoek doorgaat
- Nader onderzoek als de rol van de werknemer aanvankelijk onduidelijk is
De mededeling: concreet en direct begrijpelijk
De strekking van de mededelingseis is dat de werknemer op het moment van ontslag onmiddellijk moet begrijpen wat hem wordt verweten, zodat hij zijn positie kan bepalen. De mededeling kan mondeling of schriftelijk, het is aan te raden het concreet en specifiek te maken.
Een deugdelijke ontslagbrief bevat
- De concrete gedraging(en) die de dringende reden vormen
- Datum, tijdstip en locatie van het incident, waar relevant
- Verwijzing naar eerder gegeven waarschuwingen of toepasselijk beleid
- De conclusie dat de arbeidsovereenkomst per direct op staande voet wordt opgezegd
- Verwijzing naar art. 7:677/678 BW
Wat uw mededeling onvoldoende maakt
- "Ernstig wangedrag" of "vertrouwensbreuk" zonder feitelijke onderbouwing
- Achteraf nieuwe ontslaggronden toevoegen die u niet had meegedeeld
- Alleen mondeling ontslag zonder schriftelijke bevestiging
Wat zijn de gevolgen — bij een geldig en bij een ongeldig ontslag?
Wat geldt er voor u als werkgever?
De arbeidsovereenkomst eindigt per direct. U bent geen opzegtermijn verschuldigd en in beginsel ook geen transitievergoeding (art. 7:673 lid 7 BW: geen transitievergoeding voor zover de werknemer heeft ernstig verwijtbaar gehandeld). U moet wel het loon tot de ontslagdatum, het vakantiegeld en de waarde van niet-opgenomen vakantiedagen uitbetalen. Heeft de werknemer door opzet of schuld de dringende reden gegeven, dan kunt u een schadevergoeding van hem vorderen ter hoogte van één opzegtermijn (art. 7:677 lid 2 BW).
Wat zijn de risico's als het misgaat?
De werknemer kan binnen twee maanden vernietiging vorderen bij de kantonrechter (art. 7:686a BW). Bij vernietiging wordt de arbeidsovereenkomst geacht nooit te zijn geëindigd: u bent loon over de tussenliggende periode verschuldigd. Als alternatief voor vernietiging, kan de werknemer verzoeken om een billijke vergoeding (transitievergoeding en gefixeerde schadevergoeding). In de praktijk leidt een vernietigd ontslag op staande voet bijna altijd tot onderhandelen over een exit — maar vanuit een sterk verzwakte positie voor de werkgever en tegen hogere kosten.
Stappenplan: van incident tot ontslagbrief
Documenteer en informeer de bevoegde functionaris
Leg direct vast wat er is gebeurd: tijdstip, locatie, betrokkenen, getuigen, beschikbaar bewijs. Informeer meteen de functionaris die bevoegd is tot het geven van ontslag op staande voet en een gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaat. Vanaf dit moment loopt de onverwijldheidsklok.
Schors de werknemer eventueel als overbruggingsmaatregel
Als u nog enige tijd nodig heeft voor onderzoek en er op basis van de bekende feiten al gegronde redenen zijn voor een schorsing, schors de werknemer dan met behoud van loon. Bevestig dit schriftelijk. Zo voorkomt u dat de werknemer verdere schade aanricht of bewijs beïnvloedt.
Hoor de werknemer en win juridisch advies in
Bied de werknemer de gelegenheid zijn kant van het verhaal te vertellen. Leg het gesprek schriftelijk vast. Betrek een arbeidsrechtadvocaat bij de beoordeling van de dringende reden, het voorbereiden van het hoor-gesprek en het eventueel opstellen van de ontslagbrief. Doe dit bij voorkeur tijdig en vóór het uitspreken van het ontslag.
Spreek het ontslag uit en overhandig de ontslagbrief
Geef het ontslag zodra de dringende reden voldoende vaststaat. Overhandig gelijktijdig de ontslagbrief met een concrete omschrijving van de reden. Laat de werknemer tekenen voor ontvangst en bevestig ook per aangetekende post en e-mail.
Betaal de eindafrekening en stel uw dossier op orde
Betaal het openstaande salaris, vakantiegeld en de waarde van niet-opgenomen vakantiedagen uit. De werknemer heeft twee maanden om het ontslag aan te vechten. Bewaar het gehele dossier zorgvuldig.
Onder voorwaarde van tijdige en volledige aanlevering van informatie. Algemene voorwaarden Asscher Advocatenkantoor B.V. van toepassing.
Vragen die werkgevers stellen
Ja. Het opzegverbod tijdens ziekte (art. 7:670 lid 1 BW) staat niet in de weg aan ontslag op staande voet wegens een dringende reden. Let wel: u kunt in dat geval niet wachten tot de werknemer beter is. De onverwijldheidseis geldt onverkort. U moet handelen zodra de dringende reden bij de bevoegde functionaris bekend is, ook als de werknemer thuis zit.
Ja, dat kan op grond van art. 7:677 lid 2 BW. Als de werknemer door opzet of schuld de dringende reden heeft gegeven, is hij een vergoeding verschuldigd. Bij een contract voor onbepaalde tijd is die vergoeding gelijk aan het loon over de opzegtermijn (de gefixeerde schadevergoeding). Naast die gefixeerde vergoeding kunt u ook werkelijke schade vorderen, maar dat vergt bewijs van de omvang ervan. De kantonrechter kan de vergoeding matigen of verhogen (art. 7:677 lid 5 BW).
Redenen die u niet bij het ontslag heeft meegedeeld, mag u in beginsel niet alsnog als grondslag aanvoeren in een procedure. De mededeling fixeert de ontslaggrond. Wel kunt u, als na het eerste ontslag nieuwe feiten aan het licht komen, een aanvullend ontslag op staande voet geven — mits dat opnieuw onverwijld gebeurt nadat u van die nieuwe feiten kennis heeft gekregen. Aanvullende feiten in dezelfde sfeer kunnen ook worden meegenomen ter onderbouwing in een gerechtelijke procedure.
Bij vernietiging wordt de arbeidsovereenkomst geacht nooit te zijn geëindigd. U bent dan het loon over de tussenliggende periode verschuldigd. De werknemer kan ook verzoeken om een billijke vergoeding in plaats van vernietiging (art. 7:681 BW). In de praktijk leidt een vernietigd ontslag op staande voet bijna altijd tot een exit via een vaststellingsovereenkomst — maar dan vanuit een aanzienlijk verslechterde onderhandelingspositie voor u als werkgever.
De werknemer heeft twee maanden de tijd om een verzoekschrift in te dienen bij de kantonrechter tot vernietiging van het ontslag (art. 7:686a BW). Het gaat om een vervaltermijn: na het verstrijken ervan staat het ontslag formeel vast. Als werkgever doet u er verstandig aan uw dossier direct na het ontslag volledig op orde te brengen en uw advocaat op de hoogte te stellen.
Tijdens de proeftijd kunt u de arbeidsovereenkomst per direct opzeggen zonder dringende reden. Ontslag op staande voet tijdens de proeftijd is dan ook zelden nodig en zelden verstandig: het roept onnodige juridische complicaties op. Kies in de proeftijd voor gewone proeftijdopzegging, tenzij u een specifieke reden heeft om expliciet de route van het ontslag op staande voet te kiezen.
Eerste oriëntatie op uw dossier
Vul onderstaande vragen in voor een eerste juridische oriëntatie op uw specifieke situatie. Dit instrument is indicatief en vervangt geen juridisch advies van een arbeidsrechtadvocaat.